Wetgeving en regels
Hoelang moet u uw reparatiebonnen bewaren en welke btw- en privacyregels gelden daarbij?
Een reparatiebon is een werkdocument, maar hij raakt drie soorten regels tegelijk: btw op wat u in rekening brengt, een bewaarplicht op uw administratie, en de AVG op de klantgegevens die u noteert. Geen van die drie vraagt om ingewikkeld werk, zolang u weet welke gegevens waarom op de bon staan. Dit artikel zet op een rij wat er in Nederland voor een kleine werkplaats geldt.
Een bon is geen factuur, maar wordt er wel een
Zolang de klant nog niet heeft afgerekend, is uw bon een interne aantekening: klacht, afspraak, onderdelen, uren. Op het moment dat u het bedrag in rekening brengt, verandert de status. Dan gelden de eisen die de Belastingdienst aan een factuur stelt.
Het handigste is daarom om uw bon zo op te bouwen dat de factuur er zonder overtypen uit rolt. Dat scheelt niet alleen tijd, het voorkomt ook de fouten die ontstaan als iemand aan het eind van de dag bedragen van het ene papier naar het andere overzet.
Wat er op een factuur moet staan
Een factuur moet onder meer bevatten: de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, uw btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, een omschrijving van wat u heeft geleverd, de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Voor een reparatiewerkplaats betekent dat vooral: nummers die netjes doorlopen, een omschrijving per regel in plaats van één keer "reparatie", en per regel het tarief erbij. Wie zijn bonregels zo noteert tijdens het werk, hoeft bij het afrekenen alleen de kop erboven te zetten.
Welk btw-tarief hoort bij welke regel
Nederland kent een algemeen tarief van 21 procent, een verlaagd tarief van 9 procent en een tarief van 0 procent voor onder meer intracommunautaire leveringen en export. Voor de meeste reparaties en de daarbij gebruikte onderdelen is het algemene tarief van toepassing; bepaal per dienst of het verlaagde tarief geldt.
Btw-aangifte doet u meestal per kwartaal. Per maand of per jaar komt ook voor, afhankelijk van wat er voor uw onderneming is vastgesteld. Zorg dat uw bonnen per periode compleet zijn, want de aangifte is alleen zo betrouwbaar als de administratie eronder.
Kleineondernemersregeling
Past u de kleineondernemersregeling toe, dan brengt u geen btw in rekening en trekt u ook geen voorbelasting af. De omzetgrens is 20.000 euro per kalenderjaar. Sinds 2025 bestaat daarnaast de EU-KOR voor ondernemers die de vrijstelling in andere EU-landen willen gebruiken. Houd uw omzet zichtbaar bij, want de overgang raakt elke bon die u daarna schrijft.
Margeregeling bij tweedehands verkoop
Veel werkplaatsen verkopen naast reparaties ook gebruikte werkstukken. Voor handelaren in gebruikte goederen bestaat de margeregeling: de btw wordt dan berekend over de winstmarge in plaats van over de verkoopprijs. Koopt u in bij particulieren, dan is een inkoopverklaring vereist. Voor bepaalde goederen mag de globalisatiemethode worden toegepast.
Houd inkoop en reparatie in dat geval administratief uit elkaar. Een fiets die u inruilt, opknapt en doorverkoopt, volgt een ander spoor dan een fiets die u repareert voor de eigenaar. Hoe u dat onderscheid op de bon zichtbaar maakt, hangt samen met de prijsafspraak die u maakt; daarover gaat het artikel over prijsafspraken en het vastleggen van meerwerk.
Zeven jaar bewaren: wat dat praktisch betekent
De bewaarplicht voor uw administratie is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Onder administratie valt meer dan de facturen alleen: ook de onderbouwing telt mee, en bij een reparatiewerkplaats is dat vaak precies de bon.
Zeven jaar is lang voor een bonnenboekje in een doos. Formeel voldoet zo'n doos, maar praktisch helpt hij u niet: u vindt er niets in terug op naam, op framenummer of op datum. Juist bij een garantievraag na twee jaar of een controle achteraf is terugvinden het enige wat telt.
| Wat u bewaart | Termijn | Waarvoor u het nodig heeft |
|---|---|---|
| Facturen en bonregels met bedragen | Zeven jaar | Btw-aangifte en controle achteraf |
| Klachtomschrijving en uitgevoerd werk | Zeven jaar, als onderbouwing | Garantievragen en herhaalklachten |
| Inkoopverklaringen bij inkoop van particulieren | Zeven jaar | Toepassing van de margeregeling |
| Gegevens over onroerende zaken | Tien jaar | Herzieningstermijn bij vastgoed |
De keuze tussen papier en scherm gaat dus niet alleen over gemak bij het invullen, maar ook over terugvinden na jaren. Die afweging staat uitgewerkt in de vergelijking tussen een papieren bonnenboekje en een digitale reparatiebon.
De AVG aan de toonbank
Zodra u een naam, een telefoonnummer of een e-mailadres noteert, verwerkt u persoonsgegevens. De Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een werkplaats is dat geen zware last, maar er zijn een paar dingen die wel geregeld moeten zijn. Ze kosten eenmalig een uur en daarna vrijwel niets.
Verwerkingsregister
Artikel 30 AVG vraagt om een verwerkingsregister. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft. Omdat een klantenbestand structureel is, geldt de plicht in de praktijk bijna altijd. Eén overzicht met wat u vastlegt, waarom, hoelang en wie erbij kan, is genoeg.
Alleen vastleggen wat u nodig heeft
Noteer wat u nodig heeft om de reparatie uit te voeren, de klant te bereiken en de garantie te kunnen beoordelen. Een geboortedatum, een burgerservicenummer of een kopie van een identiteitsbewijs hoort daar niet bij. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG; die horen sowieso niet op een reparatiebon.
Verwerkersovereenkomst met uw leverancier
Werkt u met software van een ander, dan verwerkt die partij uw klantgegevens namens u. Daarvoor is een verwerkersovereenkomst nodig, geregeld in artikel 28 AVG. Vraag uw leverancier ernaar en kijk er ook naar waar de gegevens staan. Een grootschalige, systematische verwerking met een hoog risico kan om een gegevensbeschermingseffectbeoordeling vragen op grond van artikel 35 AVG; voor een gewone reparatieadministratie speelt dat doorgaans niet.
Rechten van uw klanten
Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek moet binnen een maand worden beantwoord, met een verlenging van maximaal twee maanden. Dat botst niet met uw bewaarplicht: gegevens die u wettelijk moet bewaren, hoeft u niet te wissen, maar u legt dan wel uit waarom niet.
Als er iets misgaat
Datalekken moeten binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken moet u intern registreren, ook de kleine. De maximale boete onder de AVG bedraagt 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Dat soort bedragen raakt een fietsenwerkplaats zelden, maar de meldplicht geldt onverkort.
Berichten en cookies
Stuurt u klaar-meldingen per e-mail of per bericht, houd die dan functioneel: bonnummer, wat er gedaan is, het bedrag en uw openingstijden. Een klaar-melding is geen reclame, en wie er wel reclame in stopt, verandert de grondslag van dat bericht.
Voor uw website geldt artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet. Voor functionele cookies en analytische cookies met geringe gevolgen voor de privacy is geen toestemming nodig; voor tracking wel. Voor een werkplaatssite met alleen een contactformulier is dat eenvoudig te houden.
Een korte controle voor uw eigen administratie
- Lopen uw factuurnummers zonder gaten door, en staat het btw-tarief per regel op de bon?
- Kunt u een bon van drie jaar geleden terugvinden op naam of op framenummer?
- Staat op één A4 welke klantgegevens u vastlegt, waarom en hoelang?
- Heeft u een verwerkersovereenkomst met de leverancier van uw software?
- Weet u wie er belt naar de Autoriteit Persoonsgegevens als er gegevens weglekken?
Wie deze vijf vragen met ja beantwoordt, heeft het administratieve deel op orde. Wat er daarna nog aan discussie overblijft, gaat bijna altijd over de belofte die u bij het afhalen doet; die vragen staan in de veelgestelde vragen over garantie op reparaties.
Conclusie: de regels vragen niet om meer werk, maar om betere velden
Btw, bewaarplicht en AVG lijken drie losse onderwerpen, maar ze komen samen op hetzelfde vel papier. Als uw bon per regel een tarief kent, jaren later terugvindbaar is en niet meer klantgegevens bevat dan nodig, voldoet u aan het grootste deel ervan zonder er ooit nog aan te denken.
Zo is de reparatieadministratie van Reparatiebon ingericht: bonregels met een tarief, doorzoekbaar op naam, framenummer of bonnummer, gegevens op servers binnen de Europese Unie, en een export van uw volledige administratie wanneer u die wilt. Wilt u weten wie erachter zit en waarom het zo is opgezet, lees dan de pagina over de maker van Reparatiebon. Heeft u een vraag over uw eigen situatie, stel die dan via het contactformulier.
